¿Cómo hacer un presupuesto en Excel para tu empresa?
El popular software de informática Microsoft Excel pone a disposición de sus usuarios una amplia gama de herramientas que podemos utilizar con un sinfín de propósitos. Es precisamente por esta razón que las empresas emplean con tanta frecuencia este programa ya que, además de informes y cálculos avanzados, Excel te ofrece todo lo que necesitas para realizarlos. Aprende paso a paso a elaborar un presupuesto para tu empresa en Microsoft Excel.
¿Qué es un presupuesto?
Podemos definir un presupuesto como la cantidad de dinero que se necesita para costear los gastos que requiere la realización de un proyecto. A través del presupuesto se delimita la cantidad de liquidez necesaria para abarcar un proyecto dentro de un tiempo determinado y con unos resultados garantizados.
En cierto modo, podríamos interpretar al presupuesto como la expresión en términos monetarios del plan de acción de una empresa o emprendedor, estableciendo así los recursos y flujos financieros que se deberán invertir en el proyecto a lo largo de un periodo de tiempo especificado por el promotor del mismo.
¿Para qué sirve hacer presupuestos en Excel?
Gracias a las facilidades que ofrece Excel a la hora de redactar presupuestos, podrás llevar a cabo estimaciones sobre el bienestar financiero de la empresa en cuestión, lo que te proporcionará mayor tranquilidad gracias a la gestión continua de los gastos a corto y largo plazo de cada mes.
Incluso si se tratara de una labor extremadamente compleja, disponer de una hoja de cálculo personalizada con todos los gastos a tener en cuenta para un proyecto determinado te ayudará no solo a listar y conocer los costos que implica cada uno de los servicios y productos empleados, sino también modificarlo rápidamente.
¿Qué elementos son necesarios para elaborar un presupuesto para mi empresa en Excel?
A la hora de elaborar un modelo de presupuesto en Excel, si bien es cierto que esto puede variar en función de cada caso, deberán incluirse los siguientes elementos:
- Datos de la empresa: nombre, NIF o CIF de la entidad o autónomo y domicilio social.
- Datos del cliente: nombre, NIF o CIF y domicilio social. Se recomienda incluir también datos de contacto, tales como el número de teléfono o la dirección de correo electrónico.
- Datos del presupuesto: número, fecha del presupuesto, cuerpo del presupuesto… entre otros.
- Forma de pago: detallar la vía a través de la que se realizará el pago del presupuesto, incluyendo plazos y anticipos en caso de haberlos.
- Firmas del cliente y de la empresa
¿Cómo hacer un presupuesto desde cero en Excel?
A continuación, vamos a explicarte los pasos que deberás seguir para hacer un presupuesto en Excel para tu empresa.
Diseñar tabla para incluir datos
En primer lugar, deberás construir una tabla lo suficientemente grande como para que quepan todos los productos y servicios incluidos en el presupuesto.
Detallar productos y/o servicios
Una vez hayas construido la tabla del presupuesto que haya solicitado el cliente, asigna a cada producto y servicio el precio que corresponda a cada uno de ellos. Para darle un aspecto más organizado, te aconsejamos que los clasifiques siguiendo el criterio que consideres más oportuno.
Agregar fórmulas para vincular valores y cantidades
Plantea las fórmulas que vayas a emplear a la hora de calcular el total del presupuesto, seleccionando para ello las casillas con el precio de cada uno de los servicios y productos solicitados y empleando la función SUMA.
Revisa más fórmulas de Excel que te podrían ayudar aquí.
Calcular totales
Tras esto, calcula el total que se cobrará al cliente y colócalo al final de la tabla del presupuesto. Destácalo con negritas para aportar mayor facilidad de lectura.
Incluir datos adicionales
En caso de que existan otros aspectos que puedan modificar el precio final, deberás incluirlos en las casillas anteriores a la del precio final.
Ejemplos de presupuestos en Excel
Cada uno de los siguientes apartados incluirá un ejemplo de presupuesto de un proyecto en Excel diferente, mostrando así las facilidades que ofrece este programa para gestionar las diferencias entre cada uno de los modelos de presupuesto que se pueden hacer.
Presupuesto de ventas
A la hora de plantearse como hacer un presupuesto de ventas en excel, se deberá tener en cuenta el volumen de producción de los próximos años para cada producto y servicio, incluyendo además el precio y costo de cada uno de los artículos a vender para obtener, así, el valor de ventas aproximado y el margen de ganancia que corresponda.
Presupuesto de marketing
Escritos en base a los costos, los presupuestos de marketing se caracterizan por listar los diferentes medios de marketing empleados, asociándoles a cada uno de ellos un presupuesto neto. Por otra parte, pueden contar con un reporte más descriptivo con el que medir el presupuesto a nivel absoluto y porcentual.
Presupuesto de obra en Excel
Por otra parte, un modelo de presupuesto de obra en Excel suele incluir una hoja con el resumen del coste por concepto, incluyendo además otra hoja con detalles sobre cada uno de los parámetros correspondientes, introduciendo para cada uno de ellos el valor unitario y total.
Esta imagen muestra un modelo de presupuesto de construcción en Excel, en el que se listan todas las tareas incluidas en el servicio, así como el precio de cada una y los descuentos que les corresponden.
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Si deseas explorar una de las herramientas más empleadas de Excel, te aconsejamos que eches un vistazo al artículo “Cómo hacer tablas dinámicas en Excel” del Blog y realices el Curso Intermedio de Excel de Ninja Excel. En él encontrarás todo lo que necesitas para crear tu propia tabla dinámica, diseñar filtros, configurar sus campos, entre otros.
Preguntas relacionadas
En los siguientes apartados procederemos a responder algunas de las preguntas que pueden surgir en relación a los presupuestos hechos en Excel.
El departamento de recursos humanos de una empresa suele implicar numerosos aspectos sobre los que se puede hacer un presupuesto. Sin embargo, sus respectivos procesos de elaboración son bastante sencillos, requiriendo pequeñas variaciones de los modelos descritos en apartados anteriores para su correcta ejecución.
Esta imagen muestra un ejemplo de presupuesto de recursos humanos en Excel, en el que se gestionan las diferentes formaciones complementarias que cursan los empleados de una empresa. Además de incluir el nombre de cada una de las formaciones, se debe mencionar el número de empleados que van a cursarlas para obtener, de esta forma, el precio final del servicio.
A la hora de cumplimentar todos los datos que necesita una hoja de presupuesto, necesitarás tener a tu disposición toda la información relacionada con los datos del cliente, la empresa y la forma de pago. Además, también debes conocer el precio asignado a cada uno de los productos y servicios que conforman el presupuesto.Una vez cuentes con toda esta información tan solo tendrás que plasmarla siguiendo los pasos que hemos descrito en apartados anteriores, construyendo para ello las tablas que correspondan y la fórmula necesaria para obtener el precio final.
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